RFPとは、「提案依頼書」のことで、依頼者と開発者が「こういうものを作りましょうね」という認識を合わせるための資料です。RFPというと、大企業が数千万のシステムを構築するときに作るもの、というイメージがありますが、私はたとえ数十万程度の予算のシステムであっても、RFPを作るべきだと思っています。それはナゼか？RFPには、様々なメリットがあるのです！

システム開発会社に開発を依頼するとき、すべて口頭で説明しようとしていませんか？もちろん、スキルの高いセールスエンジニアであれば、あなたの伝えた要求をもれなく見積に落とし込んでくれるかもしれませんが、ふつうのシステム営業さんだと、1つや2つ聞き逃してしまうこともあるものです（人間ですから。。）。見積段階での漏れは、のちのち「言った・言わない論争」の火種となることは目に見えています。

また、あなたが複数の開発会社に相見積を取るとき、「この機能はA社には説明したけどB社には説明するの忘れた。。」なんてことも起こり得るかもしれません。そうなると、正確な見積比較が出来ないですよね。

ちゃんとRFPを用意しておけば、開発会社も記載内容に基づいて見積を作成するので、漏れのない正確な見積が作成できます。万が一必要な機能が見積に入っていなくても、「RFPに記載してますよね？」と証拠を持って反論することができます。また、相見積を取るときも、同じ条件に基づいた見積を比較できるので、意思決定が容易になります。

システムをリニューアルするのには何らかの理由があるはずです。「業務効率が悪い」とか「売り上げが頭打ち」だとか、、ただ、なんとなく感覚的に良くないことはわかっていても、具体的にどこをどう改善すれば良いのかというところまで落とし込めていないことも多々あります。そんな状態でシステム開発を進めてしまうと、リニューアルすること自体が目的となってしまい、結局「リニューアル前と変わらない」。ひどい時には「リニューアル前より使いにくくなった」ということも。こんな未来を回避するためにも、RFPは大いに役立ちます。

RFPを作成するにあたって、まずは自社業務の整理から始めます。現状、どういったシステムがあって、どのようにデータが受け渡されているのか？登場人物は誰なのか？ボトルネックはどこにあるのか？そのなかで、手作業でやっているものを自動化できないか？実はこの業務、やらなくてもいいんじゃないか？といった改善点が見えてきます。

RFPを作ることで、システムの目的を明確化でき、出来上がったシステムも満足度の高いものになるのです。

RFP作成は料理で言うと下ごしらえのようなもの。割とめんどくさくてスルーされてしまいがちな工程ですが、ここをしっかり押さえておくことで、最終的にはトラブルのない満足のゆくシステム構築ができるのであります。

RFPを作っておくと。。

・システム開発会社から提示される見積の精度が高くなる

・プロジェクト開始後に発生する「言った・言わない論争」を回避できる

・自社の業務に対する理解が深まる

・これまで習慣として行なっていた無駄な業務が洗い出される

UNBOXでは、「RFPなんか作ったことない！」というあなたをお手伝いします。「ITのことはよくわからない」とか、「開発会社の言ってることが専門的すぎてよくわからない」という方は、ぜひご相談ください！

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・全4回の打ち合わせ(週１回)

・RFPの提出