DX 勤怠管理をデジタル化すると、残業時間はどう変わるのか
「今月も残業が多かった気がするが、実際どの部署でどれだけ発生しているのか正確には把握できていない」――紙のタイムカードやExcelで勤怠を管理している会社では、こうした状態がめずらしくありません。残業時間は集計しないと見えず、見えないものは減らしようがありません。勤怠管理をデジタル化すると、この「見えない残業」がどう変わるのかを整理します。
なぜ残業時間が「見えない」ままになるのか
紙のタイムカードは、打刻された時刻を人の手で集計しない限り、誰がどれだけ働いているか誰にもわかりません。Excelで管理している場合も、担当者が月末にまとめて入力・集計するケースが多く、リアルタイムでは実態が見えていないことがほとんどです。
その結果、残業が積み上がっていることに気づくのは月末の集計時、あるいは給与計算の段になってから、というケースが少なくありません。すでに発生してしまった残業は取り消せず、対策は常に後手に回ります。
その結果、残業が積み上がっていることに気づくのは月末の集計時、あるいは給与計算の段になってから、というケースが少なくありません。すでに発生してしまった残業は取り消せず、対策は常に後手に回ります。
勤怠管理をデジタル化すると何が変わるか
勤怠管理をシステム化する最大のメリットは、残業時間が「集計しないと見えないもの」から「常に見えているもの」に変わることです。打刻データがその場でシステムに反映されるため、月の途中でも部署ごと・個人ごとの残業時間を確認できます。
これにより、以下のような変化が期待できます。
これにより、以下のような変化が期待できます。
- 残業が一定時間を超えそうな社員に、月中のうちに気づき声をかけられる
- 特定の部署・特定の時期に残業が偏っている傾向をデータで把握できる
- 給与計算担当者が月末に手作業で集計する時間そのものが減る
- 36協定の上限時間との突き合わせを、リアルタイムに近い形で確認できる
つまりデジタル化は、残業を「減らす仕組み」そのものというより、残業を「早く見つけて手を打てるようにする仕組み」だと考えると実態に近いといえます。
導入で成果を出すために気をつけたいこと
勤怠管理システムを入れただけで、自動的に残業が減るわけではありません。データが見えるようになった後、誰が・どのタイミングで・どう対応するかを決めておくことが重要です。
たとえば「残業が一定時間を超えたら上長に通知する」「月中に一度、部署ごとの残業状況を確認する場を設ける」といった、データを実際の行動につなげる運用ルールを合わせて用意しておくと、導入の効果が出やすくなります。
また、現場の負担を増やさないよう、打刻方法(ICカード・スマートフォンアプリなど)は既存の働き方に合わせて選ぶこと、既存の給与計算システムとの連携可否を事前に確認しておくことも、失敗しないための重要なポイントです。
たとえば「残業が一定時間を超えたら上長に通知する」「月中に一度、部署ごとの残業状況を確認する場を設ける」といった、データを実際の行動につなげる運用ルールを合わせて用意しておくと、導入の効果が出やすくなります。
また、現場の負担を増やさないよう、打刻方法(ICカード・スマートフォンアプリなど)は既存の働き方に合わせて選ぶこと、既存の給与計算システムとの連携可否を事前に確認しておくことも、失敗しないための重要なポイントです。
残業時間の削減は、まず「見える化」から始まります。勤怠管理のデジタル化は、その第一歩として着手しやすく、効果を実感しやすい取り組みのひとつです。自社の働き方や既存のシステム環境に合わせて、無理のない範囲から検討してみてはいかがでしょうか。