業務システムを新しく導入するとき、「クラウド型にするか、自社サーバーで運用するオンプレミス型にするか」で迷う経営者の方は少なくありません。どちらにも向き不向きがあり、初期費用や運用の手間、将来の拡張性の見え方が大きく異なります。今回は中小企業の視点から、どちらを選ぶべきかを考えるための整理をお伝えします。

クラウド型は、システムを提供する事業者のサーバー上でサービスが稼働する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、インターネット経由で月額または年額の利用料を支払うことで、すぐに使い始められます。一方のオンプレミス型は、自社内(または契約するデータセンター内)にサーバーを構築し、そこに業務システムを導入する形態です。初期投資は大きくなりますが、自社の業務フローに合わせて自由にカスタマイズでき、データも自社の管理下に置くことができます。
どちらが優れているというものではなく、企業の規模や業務内容、IT担当者の有無、扱うデータの性質によって向き不向きが変わってきます。まずは自社がどちらの条件に近いかを整理することから始めましょう。また、月々の費用として見えるクラウド型に対し、オンプレミス型は初期の投資額が前面に出るため、単純な金額の大小だけで比較すると判断を誤りやすい点にも注意が必要です。

IT専門の担当者がいない、あるいは総務や経理の担当者が兼任でシステム管理を行っている中小企業では、クラウド型の方が導入・運用のハードルが低い傾向にあります。理由は次のとおりです。

• 初期費用を抑えて、小さく始められる
• サーバーの保守・障害対応・セキュリティ更新をベンダー側に任せられる
• 利用人数やデータ量の増減に応じて、プランを柔軟に変更できる
• 社外からのアクセスやリモートワーク、複数拠点での利用にも対応しやすい

特に、業務システムを初めて本格的に導入する段階の企業や、繁忙期と閑散期で必要な利用規模が大きく変動する業種では、クラウド型のこうしたメリットを実感しやすいでしょう。導入後の手応えを見ながら、必要な機能を段階的に追加していくという進め方とも相性がよい方式です。

一方で、次のような事情がある場合はオンプレミス型を検討する価値があります。
・業界特有の業務フローが複雑で、既存のクラウドサービスでは対応しきれない大幅なカスタマイズが必要な場合
・取引先や監督官庁からの要請で、データを自社内のサーバーで厳格に管理する必要がある場合
・利用人数や処理データ量が多く、長期的に見て月額費用の積み重ねよりも初期投資による将来的なコスト圧縮を優先したい場合
これらに明確に該当しない限りは、まずクラウド型で始めて、業務の実情や成長度合いに応じて将来的にオーダーメイドのシステムへ移行するという段階的な選択肢も、十分に現実的な進め方です。実際には、基幹的な機能はクラウド型のサービスを使いながら、特に重要な一部の業務だけを自社専用の仕組みで補うといった、両者を組み合わせる進め方を取る企業も増えています。

クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかは、自社の業務規模、IT人材の有無、扱うデータの性質、将来の拡張性という複数の視点から考えることが大切です。どちらか一方に決めつけず、自社の現状に合わせて選ぶ、あるいは組み合わせて使うという発想も選択肢のひとつです。迷った場合は、初期費用を抑えられるクラウド型から着手し、業務の実態が固まってきた段階で自社専用のシステムを検討する、という段階的な進め方も現実的な選択と言えるでしょう。