「せっかく費用をかけてシステムを導入したのに、気づけば現場では結局エクセルや紙の管理に戻ってしまっていた」。中小企業のDXの現場でよく聞かれる悩みです。原因はシステムそのものの性能不足ではなく、導入の進め方にあるケースが少なくありません。

本記事では、現場に定着しないシステムが生まれる理由と、限られた投資を無駄にしないための進め方を整理します。

新しい業務システムを導入したものの、数ヶ月後には一部の担当者しか入力しなくなっていた、という話は珍しくありません。よくある原因として、次のようなものが挙げられます。

• 現場の業務フローを十分に把握しないまま、機能や価格だけを優先してシステムを選定してしまった
• これまでの作業に加えて入力の手間が増えるばかりで、現場にとってのメリットが実感できない
• 導入の目的や背景が現場に十分共有されておらず、「なぜやり方を変える必要があるのか」が伝わっていない

経営者や情報システム担当者が「これで便利になるはずだ」と考えていても、実際に毎日その業務にあたる現場の感覚とずれていれば、定着は難しくなります。特に、複数の拠点や部署が関わる業務ほど、現場ごとの事情の違いが見落とされがちです。

システムの選定や要件定義を経営層や外部の担当者だけで進めてしまうと、現場は「自分たちの意見を聞かれないまま使わされている」という感覚を持ちやすくなります。その結果、次のような状態に陥りがちです。

入力が後回しにされ、システムと紙・エクセルを併用する二重管理が常態化する。入力データが揃わないため、せっかく導入した集計機能やレポート機能も十分に活用できない。現場からの不満が積み重なり、次のシステム更新や新しい取り組みへの協力も得にくくなる。こうした悪循環に陥ってしまうと、当初期待していた業務効率化や属人化の解消どころか、二重の手間だけが残ってしまいます。

実際、「現場のヒアリングをほとんど行わずにシステムを刷新したところ、半年後には現場の担当者の大半が元のやり方に戻っていた」というような話は、業種を問わず耳にします。一度「あのシステムは使われていない」という印象が社内に広がると、そのイメージを後から覆すのは容易ではなく、次の投資判断そのものが慎重になりすぎてしまうこともあります。

現場に定着するシステムにしていくためには、導入の前後で次の3点を意識することが有効です。

• 現場の声を要件定義の段階から取り入れる。実際にその業務を担当する人の作業の流れや日頃の困りごとをヒアリングし、機能や画面に反映する
• 導入の目的を「経営課題」として現場にも共有する。コスト削減や属人化の解消、人手不足への対応など、何のためにやり方を変えるのかを丁寧に伝える
• 最初から全社一斉・完璧な運用を目指さず、小さく始めて改善を重ねる。一部の業務や部署から試験的に導入し、現場の反応を見ながら少しずつ範囲を広げる

特別な専門知識がなくても、「現場を巻き込む」「目的を共有する」という基本を押さえるだけで、システムの定着率は大きく変わってきます。導入担当者だけで抱え込まず、現場のキーパーソンを早い段階から巻き込むことが、遠回りのようで実は一番の近道です。

システムが現場に使われない原因は、機能や性能そのものよりも、導入の進め方にあることがほとんどです。現場の理解と協力を得ながら段階的に進めることが、結果としてDXへの投資を無駄にしない一番の近道と言えるでしょう。