DX 建設業の日報・工程管理をデジタル化する、現場に負担をかけない進め方

建設業では、日報や工程管理を紙やExcelで行っている会社が今も少なくありません。現場で書いた日報を事務所で改めて入力し直す、といった二重の手間が、ただでさえ忙しい現場のさらなる負担になっているケースもあります。本記事では、日報・工程管理をデジタル化する際に押さえておきたいポイントと、現場の反発を招かずに無理なく進めるための考え方を解説します。

建設現場では、その日の作業内容や進捗、使用した資材の数量、天候や安全確認の状況などを紙の日報に記録し、事務所に持ち帰ってからパソコンへ改めて入力し直す、という二度手間が発生しがちです。現場と事務所が離れている場合、その日の状況が翌日以降にならないと共有されないことも珍しくありません。
工程の遅れやトラブルの発見が遅れれば、対応も後手に回り、追加の人員手配や資材調達が間に合わず、結果として工期の遅延や追加コストにつながることもあります。さらに、日報の書き方は担当者ごとにばらつきやすく、後から特定の現場・工程の記録を探し出したり、複数現場の状況を比較したりするのにも時間がかかります。紙やExcelでの管理を続けるほど、こうした手間は積み重なっていきます。

日報や工程管理をスマートフォンやタブレットから入力・共有できる仕組みに変えると、現場監督や作業員がその場で状況を伝えられるようになります。事務所側もほぼリアルタイムで進捗を把握できるため、天候の変化や資材の遅延といった予定外の事態にも早く気づき、次の一手を打ちやすくなります。
紙からシステムへの転記作業そのものがなくなることで、現場監督や事務担当者の残業時間が減った、というケースも珍しくありません。写真や図面と合わせて記録を残せるようにしておけば、後から工程を振り返る際や、トラブルが起きた際の状況確認にも役立ちます。デジタル化によって具体的に得られる効果には、例えば次のようなものがあります。

• 現場からその日のうちに、写真付きで日報を共有できる
• 工程表と実績を照らし合わせて、遅れている工程がひと目でわかる
• 過去の日報・工程データを案件ごとに検索・比較できる

いきなり全ての現場・全ての工程をシステム化しようとすると、操作に不慣れな現場の反発や、運用ルールの混乱を招きやすくなります。まずは一部の現場、あるいは日報のような一部の業務に絞って試し、実際の使い方を現場の実情に合わせて調整してから、対象を少しずつ広げていくやり方が現実的です。
既製のアプリやクラウドサービスで十分にまかなえる部分と、自社の工程管理のやり方や取引先とのやり取りに合わせて作り込みが必要な部分を切り分けて考えることも、遠回りに見えて結果的に近道になります。現場の年齢層や機器の使い慣れ具合に応じて、入力項目をできるだけシンプルにしておくことも定着の鍵になります。

建設業における日報・工程管理のデジタル化は、現場の負担を減らし、工程の遅れに早く気づくための有効な手段です。一度に全てを変えようとせず、小さく始めて自社に合った形に育てていくことが、無理なく定着させるための第一歩になります。